สารบัญ
Enterprise Resource Planning (ERP) คือ
ระบบ ERP คือ ซอฟท์แวร์สำหรับการวางแผนการจัดการ โดยจะมีการรวมข้อมูลทุกอย่างบันทึกไว้ใน Database หลัก ทำให้ฝ่ายบริหาร หรือ ฝ่ายอื่น ๆ ที่ต้องการใช้ข้อมูลสามารถดึงข้อมูลที่ต้องการออกมาได้ทันที และทำให้องค์กรสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
นิยามของ อีอาร์พี
คือ ระบบซอฟต์แวร์ที่ช่วยให้คุณดำเนินธุรกิจทั้งหมดของคุณ รวมถึงกระบวนการด้านการเงิน ทรัพยากรบุคคล การผลิต ซัพพลาย เช่น บริการ การจัดซื้อ และ อื่น ๆ
ทำไม อีอาร์พี ถึงมีความสำคัญ ?
มีการอธิบายไว้ว่า ระบบ อีอาร์พี เปรียบเสมือนเป็น ” ระบบประสาทส่วนกลางขององค์กร ” มีการทำงานที่อัตโนมัติ , มีการบูรณาการ และ ความชาญฉลาด ที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจในแต่ละวันอย่างมีประสิทธิภาพ ข้อมูลขององค์กรส่วนใหญ่ หรือ ทั้งหมดควรอยู่ในระบบ อีอาร์พี เพื่อให้เป็นแหล่งข้อมูลจริงเพียงแหล่งเดียวทั่วทั้งธุรกิจ
ไม่ว่าจะเป็นในด้านการเงิน ( Finance ) ต้องการ อีอาร์พี เพื่อปิดหนังสืออย่างรวดเร็ว , ฝ่ายขาย ( Sale ) ต้องการ อีอาร์พี เพื่อจัดการคำสั่งซื้อของลูกค้าทั้งหมด , ลอจิสติกส์ ( Logistic ) อาศัยซอฟต์แวร์ อีอาร์พี ที่ทำงานได้ดีเพื่อส่งมอบผลิตภัณฑ์ และ บริการที่เหมาะสมให้กับลูกค้าตรงเวลา , บัญชีเจ้าหนี้ ( Accounts payable ) ต้องใช้ อีอาร์พี เพื่อจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์อย่างถูกต้อง และ ตรงเวลา , ฝ่ายบริหาร ( Management ) ต้องการการมองเห็นในทันทีเกี่ยวกับประสิทธิภาพของบริษัทเพื่อการตัดสินใจในเวลาที่เหมาะสม , ธนาคาร ( bank ) และ ผู้ถือหุ้น ( shareholder ) ต้องการบันทึกทางการเงินที่ถูกต้อง ดังนั้นพวกเขาจึงวางใจในข้อมูล และ การวิเคราะห์ที่เชื่อถือได้ซึ่งเป็นไปได้โดยระบบ อีอาร์พี
ระบบ อีอาร์พี ทำงานอย่างไร ?
ระบบ อีอาร์พี หรือ ที่เรียกว่าชุด อีอาร์พี ( อีอาร์พี suite ) ประกอบด้วยโมดูลรวม หรือ แอปพลิเคชันทางธุรกิจที่พูดคุยกัน และ แบ่งปันฐานข้อมูลร่วมกันโดยทั่วไปโมดูล อีอาร์พี แต่ละโมดูลจะเน้นที่พื้นที่ธุรกิจเดียว แต่ทำงานร่วมกันโดยใช้ข้อมูลเดียวกันเพื่อตอบสนองความต้องการของบริษัท
การเงิน ( Finance ) , การบัญชี ( accounting ) , ทรัพยากรบุคคล ( human resources ) , การขาย ( sales ) , การจัดซื้อ ( procurement ) , การขนส่ง ( logistics ) และ ซัพพลายเชน ( supply chain ) เป็นจุดเริ่มต้นที่ได้รับความนิยม
ระบบ อีอาร์พี ยังรองรับข้อกำหนดเฉพาะของอุตสาหกรรม โดยเป็นส่วนหนึ่ง ของฟังก์ชันหลักของระบบ หรือ ผ่านส่วนขยายแอปพลิเคชันที่ผสานรวมกับชุดโปรแกรมได้อย่างราบรื่น ซอฟต์แวร์ อีอาร์พี สามารถซื้อได้โดยใช้รูปแบบการสมัครใช้งานระบบคลาวด์ ( software – as – a – service ) หรือ รูปแบบการอนุญาตให้ใช้สิทธิ์ ( on premise )
ระบบ อีอาร์พี ประกอบไปด้วยอะไรบ้าง ?
ระบบการจัดการการเงิน
ระบบนี้เป็นระบบที่มีความต้องการของข้อมูล และมีการเชื่อมต่อฐานข้อมูลเข้ากับระบบย่อยอื่น ๆ ภายในองค์กรอย่างสมบูรณ์ ซึ่งเป็นประโยชน์ในการบันทึกรายการบัญชี และ การสั่งซื้อ การจัดจ้าง จากฝ่ายต่าง ๆ เพื่อใช้ในการสรุปผลเป็นรายได้ทั้งหมด และ แสดงผลเป็นกราฟที่ง่ายต่อการทำความเข้าใจ ทำให้ทั้งระบบเข้ามาดูได้ง่ายขึ้น ส่งผลให้การติดตามข้อมูลการเงินเป็นไปได้อย่างรวดเร็วและตอบโจทย์
ระบบทรัพยากรบุคคล
หน้าที่หลักในส่วนนี้ ที่เราเชื่อว่าทุกคนทราบกันเป็นอย่างดีนั่นก็คือ ช่วยในการเลือกพนักงานเข้า รวมไปถึงประมวลผลเงินเดือน สร้างสลิปเงินเดือน ลดหย่อนภาษีและประกันสังคมจากเงินเดือนนอกจากนี้แล้วยังมี กำหนดแผน Training พนักงานแต่ละส่วน การขาดลา มาสาย การกำหนด Expense Claim หรือ การเบิกเงินค่าเดินทาง และ ค่าอื่น ๆ
ระบบจัดซื้อจัดจ้าง
ส่วนนี้จะช่วยให้เราสามารถดูแล และ ตรวจสอบบัญชีสินค้า วัตถุดิบ ต่าง ๆ ในคลังได้แบบ real time จัดการสินค้าคงคลังให้เพียงพอต่อความต้องการของ แต่ละหน่วยในธุรกิจ และ จัดการราคาที่หลากหลายได้อย่างอิสระ รวมไปถึงการดูแลในส่วนของเอกสารซื้อขายต่าง ๆ ทำใบแจ้งหนี้ ใบเสนอราคา ไปจนถึงติดตามลูกค้า และ มีการส่งข้อมูลไปให้ระบบการเงินโดยอัตโนมัติ เพื่อลดความซ้ำซ้อนในการทำงาน
ระบบการจัดการข้อมูล
การจัดการข้อมูลเป็นระบบที่สามารถจัดการกับข้อมูลที่เป็นความลับขององค์กรทั้งหมด และรวบรวมข้อมูลที่สำคัญ มารวมอยู่ในที่เดียวกัน และ สามารถทำการสำรองหรือ Backup ข้อมูลได้ รวมถึงการนำข้อมูลมาสรุปและนำเสนอในรูปแบบที่สามารถเข้าใจได้โดยง่าย เพื่อให้ง่ายต่อการเห็นภาพรวมของธุรกิจต่อทุก ๆ ฝ่ายภายในองค์กร อีกทั้งช่วยในการวิเคราะห์ข้อมูลเล็ก ๆ น้อย ๆ ไม่ว่าจะเป็นพวกข้อมูลระบบการจัดการวัตถุดิบ ข้อมูลสต็อก ข้อมูลค่าเสื่อม และ อื่น ๆ อีกมากมาย ซึ่งระบบ อีอาร์พี ยังสามารถรีพอร์ตผลลัพท์ออกมาดูเป็นกราฟแสดงภาพรวม ทำให้ทุกแผนกสามารถปรับปรุงการทำงานได้ง่ายยิ่งขึ้น
ระบบสำหรับผู้บริหาร
ระบบนี้เป็นระบบที่ช่วยให้ทางฝั่งผู้บริหารนั้นง่ายต่อการเข้าถึง ควบคุม และตรวจสอบข้อมูลของทุกแผนกได้ เพื่อให้ง่ายต่อการตรวจสอบข้อมูล อีกทั้งยังง่ายต่อการนำข้อมูลมาแสดงผลเป็นกราฟแสดงผล ทั้งในเชิงปริมาณ และ เชิงคุณภาพเพื่อให้เห็นภาพรวม ในการทำงานของธุรกิจ เพื่อประโยชน์ในการวางแผนต่อยอด และ จัดสรรงบประมาณเพื่อดำเนินธุรกิจขององค์กร
ระบบอื่นๆ
ระบบที่สามารถพัฒนา หรือ สร้างได้ตามความต้องการของธุรกิจในแต่ละองค์กร
ระบบที่กล่าวมาข้างต้นนี้ เป็นเพียงส่วนน้อยของ ระบบ อีอาร์พี แน่นอนว่ายังมีส่วนประกอบอื่น ๆ อีกมากมาย ที่ไม่ได้กล่าวถึง เนื่องจาก ระบบ อีอาร์พี ของทางเรา Digital Access นั้นจะสามารถ Customize ได้ตามความต้องการของบริษัท เพื่อความยืดหยุ่น และ ตอบสนองต่อสิ่งที่ตัวผู้ประกอบการต้องการมากที่สุด
ขอขอบคุณข้อมูลอ้างอิงจาก : https://www.sap.com/insights/what-is-erp.html
file Illustrations resources from https://iconscout.com/
